Déclaration de confidentialité | Hillewaere Real Estate
Déclaration de confidentialité : traitement des données à caractère personnel
La présente déclaration de confidentialité décrit la manière dont les sociétés du groupe Hillewaere traitent vos données à caractère personnel. Elle concerne les sociétés suivantes :
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Hillewaere Group Belgium NV, dont le siège social est établi Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d’entreprise BE0764.344.459, TVA BE0764.344.459.
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Hillewaere Insurance NV, dont le siège social est établi Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d’entreprise 0891.695.561.
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Les intermédiaires en assurances liés à Hillewaere Insurance NV, dont la liste actualisée peut être obtenue sur simple demande.
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Hillewaere Vastgoed NV, dont le siège social est établi Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d’entreprise 0479.516.629.
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Hillewaere Real Estate Brussels BV, dont le siège social est établi Parklaan 46, 2300 Turnhout, numéro d’entreprise 1008.898.978.
Bien qu’une déclaration de confidentialité commune ait été établie, chacune des entités mentionnées ci-dessus agit comme responsable du traitement distinct lorsqu’elle traite des données à caractère personnel.
Afin de faciliter la lecture, ces sociétés sont désignées ci-après collectivement par « Hillewaere ». Nous précisons ci-dessous quels traitements s’appliquent à l’ensemble des sociétés et lesquels concernent certaines entités en particulier.
Par exception à ce qui précède, Hillewaere Insurance NV et les intermédiaires en assurances qui lui sont liés agissent en qualité de responsables conjoints du traitement. Hillewaere Insurance NV assure l’organisation et le suivi des traitements, la transparence, le suivi des éventuelles violations de données ainsi que l’exercice des droits des personnes concernées. Vous pouvez vous adresser à Hillewaere Insurance NV pour exercer vos droits ou introduire une réclamation.
La présente déclaration de confidentialité concerne les catégories de personnes suivantes : prospects, clients et, le cas échéant, leurs collaborateurs, visiteurs de nos sites internet, fournisseurs et, le cas échéant, leurs collaborateurs, ainsi que nos partenaires.
Hillewaere s’efforce de traiter vos données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE, ci-après le « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD », ainsi qu’à la législation complémentaire applicable en matière de protection des données.
La présente déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois le 19/08/2026 et porte le numéro de version 2.
Article 1 : aperçu des activités de traitement par société
Les traitements effectués par chaque société du groupe Hillewaere sont les suivants :
Hillewaere Group Belgium NV
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Gestion des fournisseurs
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Respect des obligations légales
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Prévention et lutte contre la fraude
Hillewaere Insurance NV et tous les intermédiaires en assurances liés qui ne sont pas expressément repris dans le présent aperçu
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Gestion des clients
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Marketing direct
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Gestion des fournisseurs
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Respect des obligations légales
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Prévention et lutte contre la fraude
Hillewaere Vastgoed NV et Hillewaere Real Estate Brussels BV
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Gestion des clients
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Marketing direct
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Gestion des fournisseurs
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Respect des obligations légales
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Prévention et lutte contre la fraude
1. Gestion des clients, y compris l’intermédiation en assurances ou l’intermédiation immobilière
Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :
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Données d’identification
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Données et informations financières
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Caractéristiques personnelles
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Données professionnelles, notamment la formation et la profession
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Données relatives à la santé
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Données judiciaires et données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions
Le traitement repose sur la nécessité contractuelle, y compris les mesures précontractuelles, ainsi que sur le respect de nos obligations légales.
Pour les catégories particulières de données à caractère personnel, notamment les données relatives à la santé et les données pénales, nous sollicitons votre consentement explicite afin de pouvoir les traiter.
Dans le cadre de la gestion des clients, les conversations téléphoniques peuvent être enregistrées afin de conserver une preuve des communications et des éventuelles transactions ou instructions y afférentes, ainsi que dans le but d’assurer et d’améliorer les services que nous vous fournissons.
Ces enregistrements ne sont effectués qu’avec votre consentement.
Lorsqu’un enregistrement est conservé à des fins de preuve, une durée de conservation spécifique s’applique, correspondant au délai légal de prescription. Lorsqu’il est réalisé dans le cadre de la gestion des clients, la durée générale de conservation mentionnée ci-dessous s’applique.
Certaines données peuvent être obtenues auprès d’autres sociétés du groupe Hillewaere, auprès de tiers, par exemple lorsque vos conseillers nous transmettent des données à caractère personnel sur vos instructions, notamment des notaires, avocats ou autres conseillers professionnels, auprès de sources publiques telles que le Moniteur belge, la Banque-Carrefour des Entreprises et les administrations publiques, ainsi qu’auprès de certaines sources privées telles que les réseaux sociaux, les bases de données B2B ou les autres parties impliquées dans une transaction vous concernant.
Lorsque le traitement repose sur la nécessité contractuelle ou sur une obligation légale, certaines données à caractère personnel doivent obligatoirement être fournies afin de permettre l’exécution du contrat ou le respect de l’obligation légale concernée.
À défaut de communication de ces données, la relation ne pourra pas être poursuivie.
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée maximale de 10 ans après la fin du contrat.
2. Marketing direct
Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :
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Données d’identification
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Caractéristiques personnelles
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Données et informations financières
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Données professionnelles, notamment la formation et la profession
Le traitement repose soit sur notre intérêt légitime, notamment la liberté d’entreprendre et le marketing direct, soit sur votre consentement, selon que vous êtes déjà client ou non.
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans après le dernier contact significatif. Cette période peut être renouvelée avec votre consentement.
3. Gestion des fournisseurs
Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :
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Données d’identification vous concernant ainsi que celles de certains de vos collaborateurs
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Données financières, notamment les données de paiement
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Données professionnelles, notamment la formation et la profession
Le traitement repose sur la nécessité contractuelle, y compris les mesures précontractuelles, ainsi que sur le respect de nos obligations légales.
Pour le traitement des données relatives aux membres du personnel de nos fournisseurs, nous nous fondons sur notre intérêt légitime, notamment la liberté d’entreprendre.
Certaines données peuvent être obtenues auprès d’autres sociétés du groupe Hillewaere, de tiers, notamment de conseillers agissant sur vos instructions tels que des notaires, avocats ou autres conseillers professionnels, de sources publiques comme le Moniteur belge, la Banque-Carrefour des Entreprises ou les administrations publiques, ainsi que de certaines sources privées telles que les réseaux sociaux ou les bases de données B2B.
Lorsque le traitement repose sur la nécessité contractuelle ou sur une obligation légale, certaines données à caractère personnel doivent être communiquées afin de permettre l’exécution du contrat ou le respect de l’obligation légale concernée.
À défaut de communication de ces données, la relation ne pourra pas être poursuivie.
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée maximale de 10 ans après la fin de la relation avec le fournisseur.
4. Respect de nos obligations légales
Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :
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Données d’identification
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Données financières, notamment les données de paiement
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Carte d’identité et numéro de registre national
Le traitement repose sur le respect d’une obligation légale.
Certaines données peuvent être obtenues auprès d’autres sociétés du groupe Hillewaere, de tiers, notamment de conseillers agissant sur vos instructions tels que des notaires, avocats ou autres conseillers professionnels, de sources publiques comme le Moniteur belge, la Banque-Carrefour des Entreprises ou les administrations publiques, ainsi que de certaines sources privées telles que les réseaux sociaux et les bases de données B2B.
Lorsque les données sont nécessaires pour respecter une obligation légale, elles doivent être communiquées afin de nous permettre de satisfaire à cette obligation.
À défaut de communication des données requises, la relation ne pourra pas être poursuivie.
Les données à caractère personnel sont conservées pendant les durées de conservation prévues par la législation applicable.
5. Prévention et lutte contre la fraude
Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes :
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Données d’identification
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Données financières
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Carte d’identité et numéro de registre national
Le traitement repose sur notre intérêt légitime en matière de prévention et de lutte contre la fraude ainsi que, lorsque cela s’applique, sur le respect d’une obligation légale.
Lorsque les données sont nécessaires au respect d’une obligation légale ou à l’exécution d’un contrat, elles doivent être communiquées afin de permettre la poursuite de la relation.
À défaut de communication des données requises, celle-ci ne pourra pas être poursuivie.
Les données judiciaires et les données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions sont exclusivement traitées dans le cadre de la défense des intérêts des clients du groupe Hillewaere, conformément à l’article 10, § 1er, 2°, de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
Vos données à caractère personnel sont conservées pendant une durée maximale de 10 ans après la fin du contrat ou de la transaction.
Article 2 : transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen
Pour l’organisation de ses services informatiques, Hillewaere fait appel à des prestataires externes qui, pour une partie limitée des traitements, stockent des données à caractère personnel aux États-Unis.
Ces transferts reposent sur le cadre UE-États-Unis de protection des données, le EU-U.S. Data Privacy Framework, ainsi que sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations à ce sujet, vous pouvez nous contacter.
Les données relatives aux dossiers sont exclusivement conservées au sein de l’Espace économique européen.
Article 3 : informations complémentaires concernant les destinataires de vos données
Dans certaines circonstances, nous partageons vos données à caractère personnel avec un nombre limité de tiers :
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avec vous-même et, le cas échéant, votre employeur, certains de vos collaborateurs ou les conseillers professionnels que vous avez désignés ;
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avec des banques, compagnies d’assurances et intermédiaires, dans le cadre de votre relation avec ces parties ;
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avec les autres parties à une transaction lorsque cela est nécessaire à la défense de vos intérêts et au suivi de votre dossier ;
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avec les administrations publiques, cours et tribunaux ainsi qu’avec les autorités de contrôle ;
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avec d’autres conseillers professionnels, avocats, huissiers de justice et experts judiciaires ou autres experts, lorsque cela est nécessaire à la fourniture de nos services ;
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avec certains prestataires techniques auxquels nous faisons appel, notamment pour l’hébergement de nos sites internet, fichiers et dossiers. Les conventions de traitement nécessaires ont été conclues avec ces prestataires.
Article 4 : vos droits
Le Règlement général sur la protection des données vous accorde plusieurs droits concernant vos données à caractère personnel :
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le droit d’accéder à vos données à caractère personnel et d’en demander la rectification ;
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le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct ainsi que, dans certaines circonstances liées à votre situation particulière, de vous opposer à d’autres traitements ;
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le droit à l’effacement de vos données, à la limitation de leur traitement et, lorsque les conditions applicables sont réunies, le droit à l’oubli ;
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le droit de retirer votre consentement à tout moment ;
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le droit à la portabilité de vos données ;
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le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données.
Avant d’introduire une réclamation, nous vous invitons à prendre contact avec nous afin de tenter de trouver rapidement une solution amiable.
L’exercice de ces droits est soumis aux conditions prévues par le RGPD.
Lorsque nous avons des doutes raisonnables concernant votre identité, nous pouvons vous demander des informations complémentaires afin de la vérifier.
Comment nous contacter ?
Vous pouvez nous contacter à tout moment à l’adresse suivante :
Hillewaere
Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration de confidentialité.
Lorsque les modifications sont substantielles, nous vous en informerons par l’intermédiaire de notre site internet ou par e-mail.