Privacy Statement – Verwerking van persoonsgegevens

Dit privacy statement beschrijft op welke wijze de ondernemingen die deel uitmaken van de Hillewaere-groep uw persoonsgegevens verwerken. Het privacy statement heeft betrekking op de volgende ondernemingen:

Hillewaere Group Belgium NV, met maatschappelijke zetel te Parklaan 46, 2300 Turnhout, ondernemingsnummer BE0764.344.459, BTW BE0764.344.459.
Hillewaere Insurance NV, met maatschappelijke zetel te Parklaan 46, 2300 Turnhout, company number 0891.695.561,
De met Hillewaere Insurance NV verbonden verzekeringstussenpersonen (een actuele lijst hiervan kan op eenvoudig verzoek worden opgevraagd)
Hillewaere Vastgoed BV, met maatschappelijke zetel te Parklaan 46, 2300 Turnhout company number 0479.516.629,
Hillewaere Real Estate Brussels BV, met maatschappelijke zetel te Parklaan 46, 2300 Turnhout, company number 1008.898.978,

Hoewel er een eengemaakt privacy statement werd opgemaakt, zijn alle bovenstaande entiteiten afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken wanneer zij persoonsgegevens verwerken. Hieronder worden de ondernemingen van de Hillewaere-groep met het oog op het verhogen van de leesbaarheid met “Hillewaere” aangeduid. Hieronder wordt aangeduid welke verwerkingen van toepassing zijn op alle ondernemingen, dan wel op specifieke ondernemingen. Als uitzondering op het voorgaande geldt er tussen Hillewaere Insurance NV en de met haar verbonden verzekeringstussenpersonen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, waarbij Hillewaere Insurance NV instaat voor de organisatie en opvolging van de verwerking, de transparantie, de opvolging van inbreuken en eventuele rechten van de betrokkene. U kan zich tot Hillewaere Insurance NV richten voor de uitoefening van uw rechten en eventuele klachten.

Dit privacy statement heeft betrekking op de volgende categorieën van betrokkenen: prospecten, klanten (en eventueel hun werknemers), bezoekers van de website(s), leveranciers (en eventueel hun werknemers) en partners.

Hillewaere streeft ernaar uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), evenals aanvullende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Dit privacy statement werd laatst geactualiseerd op 28/01/2026 en heeft als versienummer 1.1.

Artikel 1 – Overzicht van verwerkingsactiviteiten per onderneming

Voor elke onderneming binnen de Hillewaere Groep wordt hierna aangeduid welke verwerkingen zij verrichten:

Hillewaere Group Belgium NV
- Leveranciersbeheer
- De naleving van wettelijke verplichtingen
- Fraudepreventie en -bestrijding
Hillewaere Insurance NV en alle verbonden verzekeringstussenpersonen die niet uitdrukkelijk zijn opgenomen in dit overzicht
- Klantenbeheer
- Direct marketing
- Leveranciersbeheer
- De naleving van wettelijke verplichtingen
- Fraudepreventie en -bestrijding
Hillewaere Vastgoed BV en Hillewaere Real Estate Brussels BV
- Klantenbeheer
- Direct marketing
- Leveranciersbeheer
- De naleving van wettelijke verplichtingen
- Fraudepreventie en -bestrijding

1.1. Klantenbeheer, m.i.v. verzekeringsbemiddeling dan wel vastgoedbemiddeling

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Identificatiegegevens
Financiële gegevens en bijzonderheden
Persoonlijke kenmerken
Professionele gegevens (opleiding en beroep)
Gezondheidsgegevens
Gerechtelijke persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens

De rechtsgrond voor deze verwerking is contractuele noodzaak (m.i.v. precontractuele maatregelen) en wettelijke verplichting. Voor de gevoelige categorieën van persoonsgegevens (gezondheidsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens) vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming om deze persoonsgegevens te kunnen verwerken.

In de context van klantenbeheer worden telefoongesprekken opgenomen met het oog op het bewaren van bewijs van de communicatie en de eventuele transactie (of instructies daartoe), evenals met het oog op het uitvoeren en het verbeteren van de dienstverlening aan u. Deze opname gebeurt enkel met uw toestemming. Voor de opname voor bewijsdoeleinden geldt een specifieke bewaartermijn, nl. de wettelijke verjaringstermijn. Voor de opname voor klantenbeheer geldt de hieronder vermeldde algemene bewaartermijn.

Een aantal gegevens worden verkregen bij andere ondernemingen binnen de Hillewaere Groep, bij derden (b.v. uw adviseurs verstrekken ons op uw instructie persoonsgegevens, waaronder notarissen, advocaten en ander professionele adviseurs), bij publieke bronnen (het Belgisch Staatsblad, KBO en overheidsdiensten) en bij bepaalde private bronnen (sociale media en B2B-databanken, evenals tegenpartijen in transacties waarbij u betrokken bent).

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bij gebreke aan verstrekking van de vereiste gegevens kan de relatie niet worden voortgezet.

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst.

1.2. Direct marketing

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Identificatiegegevens
Persoonlijke kenmerken
Financiële gegevens en bijzonderheden
Professionele gegevens (opleiding en beroep)

De rechtsgrond voor deze verwerking gerechtvaardigd belang (de vrijheid van ondernemen en direct marketing) of toestemming, afhankelijk van het feit of u al dan niet klant bent.

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact, met dien verstand dat een hernieuwing van deze termijn mits uw toestemming mogelijk is.

1.3. Leveranciersbeheer

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Identificatiegegevens van u en een aantal van uw werknemers
Financiële gegevens (betalingsgegevens)
Professionele gegevens (opleiding en beroep)

De rechtsgrond voor deze verwerking is contractuele noodzaak (m.i.v. precontractuele maatregelen) en wettelijke verplichting. Voor de verwerking van gegevens van personeelsleden van leveranciers beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang (de vrijheid van ondernemen).

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot 10 jaar na het einde van de leveranciersrelatie.

1.4. De naleving van onze wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Identificatiegegevens
Financiële gegevens (betalingsgegevens)
Identiteitskaart en rijksregisternummer

De rechtsgrond voor deze verwerking is wettelijke verplichting.

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot de wettelijke bewaartermijnen.

1.5. Fraudepreventie- en bestrijding (gerechtvaardigd belang, nl. fraudepreventie en bestrijding) (wettelijke verplichting)

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

Identificatiegegevens
Financiële gegevens
Identiteitskaart en rijksregisternummer

De rechtsgrond voor deze verwerking is gerechtvaardigd belang (fraudepreventie- en bestrijding) en wettelijke verplichting.

Gerechtelijke persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in de context van de verdediging van de belangen van de cliënten van Hillewaere Groep (artikel 10, §1, 2° van de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens).

De bewaartermijn van uw persoonsgegevens is beperkt tot 10 jaar na het einde van overeenkomst/transactie.

Artikel 2 - Uitvoer van persoonsgegevens

Voor de organisatie van onze ICT-diensten doet Hillewaere een beroep op externe dienstverleners die voor een beperkt deel van de verwerking de persoonsgegevens opslaan in de Verenigde Staten van Amerika. Voor deze uitvoer wordt een beroep gedaan op EU/US Privacy Shield en standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie. Indien u verdere informatie hierover wenst, kan u contact met ons opnemen.

Dossiergegevens worden uitsluitend in de Europese Economische Ruimte bewaard.

Artikel 3 – Bijkomende informatie met betrekking tot de ontvangers van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden een beperkt aantal andere partijen:

Wij delen uw persoonsgegevens met uzelf en, in voorkomend geval, (a) uw werkgever of bepaalde van uw werknemers en (b) professionele adviseurs die door u worden aangeduid;
Wij delen uw persoonsgegevens met banken, verzekeringsmaatschappijen en makelaars, binnen de context van uw relatie met deze partijen;
Wij delen uw persoonsgegevens met tegenpartijen, indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van uw belangen en de opvolging van uw specifiek dossier;
Wij delen uw persoonsgegevens met overheidsdiensten, hoven en rechtbanken, en toezichthoudende instanties
Wij delen uw persoonsgegevens met andere professionele raadgevers, advocaten, gerechtsdeurwaarders en (gerechtelijke) experten, voor zover noodzakelijk voor onze dienstverlening
Wij doen een beroep doen op een aantal technische verwerkers, zoals b.v. hosting van website, bestanden en dossiers, waarmee de nodige verwerkingsovereenkomsten werden overeengekomen

Artikel 4 – Uw rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent u een aantal rechten toe met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Het recht op toegang tot en verbetering van uw persoonsgegevens
Het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan uw specifieke situatie.

Het recht op gegevenswissing, beperking en het recht om vergeten te worden;
Het recht om uw toestemming op elk ogenblik in te trekken;
Het recht op dataportabiliteit
Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit).

Alvorens klacht in te dienen, moedigen wij u aan om contact met ons op te nemen om een snelle minnelijke oplossing voor uw klacht te kunnen vinden.

De uitoefening van deze rechten is door de AVG onderworpen aan bepaalde voorwaarden.

Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen.

Hoe kan u ons contacteren?

U kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

Hillewaere

privacy@hillewaere.be

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.